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Vertriebsprozesse: Abläufe im Vertrieb beschleunigen, Effizienz verbessern und Fehlerquoten senken

Sprechen Vertriebsleiter und Key Account Manager über die Einführung von bereichsübergreifenden Vertriebsprozessen, setzen sie dies oftmals gleich mit Standard, Bürokratie und Vorschriften. Die Forderung des Vertriebs nach administrativer Entlastung, Ausschöpfung von Potential, Zahlen auf Knopfdruck und Bereitstellung effizienter Vertriebsplanungs- und Steuerungssysteme bleibt oftmals unerfüllt.

Wie gelingt es, vertriebsrelevante Prozesse erfolgreich einzuführen und nachhaltig in der Organisation zu verankern? Dass bei vielen Betrieben der Lebensmittelindustrie dringender Handlungsbedarf besteht, liegt auf der Hand: 

Ausgangssituation 

  • viele der internen Prozesse sind gewachsen
  • bereichsübergreifende Prozesse sind oftmals nicht definiert
  • vieles funktioniert auf Zuruf
  • Excel-Quote bei Planung und Analyse ist häufig sehr hoch
  • Aufbau und Qualität der Stammdaten ist unbefriedigend

Negativen Auswirkungen

  • Vertrieb ist zunehmend mit administrativen Aufgaben beschäftigt
  • Effizienz im Vertrieb ist unzureichend
  • Kernziel „100 % Fokus auf die Kundenbeziehung“ leidet
  • durchgängige Kunden-Deckungsbeitragsrechnung fehlt, oder Ergebnisse sind nicht korrekt
  • Vertriebsinformationssysteme taugen nicht als wirkliche Entscheidungsgrundlage 

Resultat

Vorhandenes Potential wird nicht realisiert

TLMC hat für Markenartikler, Hersteller und Lieferanten der Lebensmittelindustrie, Drogerie- und Baumärkte den passenden Standard-Lösungsansatz entwickelt, der sich in der Praxis bereits mehrfach bewährt hat, und auch bei Ihnen funktionieren wird. TLMC-Consulting nach dem VCIM-Konzept zielt auf eine Optimierung der drei wichtigsten Kernprozesse im Vertrieb ab:

VCIM-Prozess 1:

Verpflichtungen eingehen

VCIM-Prozess 2:

Verpflichtungen administrativ umsetzen

VCIM-Prozess 3:

Leistungserfüllung einer Verpflichtung überprüfen

VCIM Prozess 1
VCIM Prozess 1
VCIM Prozess 2
VCIM Prozess 2
VCIM Prozess 3
VCIM Prozess 3

Mehr über die Kernelemente und Vorteile des VCIM-Konzepts erfahren Sie hier: VCIM-Konzept

In der Projektstufte 1 nimmt der Berater von TLMC den aktuellen Status der Vertriebsprozesse auf, dokumentiert diesen und entwickelt – unter Einbeziehung der beim Kunden involvierten Fachbereiche – eine maßgeschneiderte Lösung. Dabei werden derzeit im Vertrieb noch vorhandene Schwachstellen und Engpässe in der Ablauf- und Aufbauorganisation adressiert.

In der Projektstufe 2 werden die neu gestalteten Vertriebsprozesse in eine Prozessdokumentation überführt und in der operativen Umsetzung miteinander verzahnt. Die hierfür eingesetzten Tools sind als Branchenlösung maßgeschneidert für die Anforderungen der Zielgruppe. Nach wenigen Anpassungen sind die Vertriebsprozesse einsatzbereit. Weitere Informationen zu den TLMC-Tools finden Sie hier. Mehr dazu

Projekt-Schritte

  • TLMC-Prozess Dokumentation erstellen
  • notwendige TLMC-Tools anpassen
  • Funktionsbeschreibungen für neu geschaffene Aufgabenprofile formulieren
  • Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in neue Aufgaben einführen inkl. Trainings
  • Vertriebsprozesse umsetzen und Qualitätschecks implementieren
  • Umsetzung überprüfen und ggf. Anpassungen im Ablauf vornehmen

Ergebnisse nach Implementierung der VCIM-Prozesse:

Prozess 1: Verpflichtung eingehen

Prozess 1: Verpflichtung eingehen

  • Die Jahresgesprächs-Ziele orientieren sich an den Plan-Zielen
  • Vertrieb erhält maximale Entlastung im Prozess der Vorbereitung
  • Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken sind adressiert
  • Gemeinsame Interessen, wie Wachstum und Ertrag, stehen im Fokus
  • Verhandlungsposition ist definiert und dokumentiert

Prozess 2: Verpflichtung administrativ umsetzen

Prozess 2: Verpflichtung administrativ umsetzen

  • 100 % Qualität der Stammdaten
  • Automatisierte Übernahme von Konditionen im Planungs-Prozess
  • Verwendung der gespeicherten Konditionen zur Vorbereitung von Jahresgesprächen
  • Keine Rechnungsreklamationen
  • Automatisierte Abrechnung nachträglicher variabler Konditionen und Erlösschmälerungen
  • Bildung von Rückstellungen auf Knopfdruck

Prozess 3: Leistungserfüllung einer Verpflichtung überprüfen

Prozess 3: Leistungserfüllung einer Verpflichtung überprüfen

  • Automatisierte Zuordnung von WKZ-Rechnungen anlog der Vereinbarung
  • Mögliche Risiken werden erkannt und stehen sofort im Fokus
  • Konsequente Überprüfung der vereinbarten Leistung
  • Konsequente Verbesserung der Leistungsquote
  • Abschluss-Funktionen (Monats- und Jahresabschluss) sind automatisiert

Gerne erhalten Sie weitere Informationen zum TLMC-Beratungsansatz. Schreiben Sie uns eine E-Mail oder schicken uns Ihre Anfrage über das Kontaktformular.